Księgowość dużej firmy handlowej

Prowadząc dużą firmę zajmującą się handlem musimy w pierwszej kolejności zadbać o jej przejrzystą księgowość. Pozwoli to znacznie skuteczniej zarządzać całym przedsiębiorstwem i rozwijać firmę.

Księgowość magazynu

Firmy handlowe bardzo często posiadają magazyny, które zaopatrzone w dużą ilość przeróżnych materiałów dzięki czemu są centrum całej działalności. Istnieją programy doskonale wspierające funkcjonowanie gospodarki magazynowej. Właściwe narzędzie znajdziemy na stronie www.lefthand.pl/pl/subsites/sprzedaz_i_magazyn_blog. Podstawowym dokumentem zakupu jest oczywiście faktura. Każdy przedmiot wychodzący z magazynu musi zostać dokładnie opisany, skatalogowany. Powinniśmy podać miejsce do jakiego trafia. Na ogół magazyn przekazuje dane do działu księgowości, a tam wszystko jest księgowane. W większych przedsiębiorstwach handlowych faktura od razu przesyłana jest do skatalogowania.

Podstawowe dokumenty księgowości magazynowej

Do podstawowych dokumentów księgowości magazynowej zaliczymy niewątpliwie tak zwany Rw, czyli rozchód wewnętrzny, dokument ten służy do pobrania materiału lub towaru na własne potrzeby. Wz, czyli dokument stwierdzający wydanie towaru na zewnątrz. Zw, czyli zwrot materiału. Istotne jest także prowadzenie tak zwanej ewidencji materiałów. Może być to dokonywane ilościowo, dla poszczególnych asortymentów.

Kto jest odpowiedzialny za ewidencję ilościową materiałów?

Odpowiedzialność za ewidencję ilościową na magazynie spoczywa na magazynierze, ponieważ to on na ogół przyjmuje towar. Oczywiście oprócz magazyniera odpowiadają także osoby zatrudnione w przedsiębiorstwie, o ile mają dostęp do magazynu. Osoby te zazwyczaj biorą udział w odbiorze materiałów od dostawcy.

Przyjęcie materiału od dostawcy

1. Przyjęcie materiału od dostawcy przede wszystkim odbywa się w dwóch etapach. Pierwszy etap dotyczy odbioru od dostawcy, podczas którego zliczana jest ilość paczek. Odbiór co ważne, odbywa się bez rozpakowywania. Sprawdzana jest natomiast głównie ilość paczek, a także zgodność danego asortymentu z posiadanymi dokumentami. Należy również sprawdzić, czy paczki nie są uszkodzone.
2. Drugi etap dotyczy przyjęcia do magazynu. Odbywa się do komisyjnie w obecności magazyniera. Zliczane są i sprawdzane zawartości paczek. Jeżeli zostanie wykryta jakakolwiek nieprawidłowość należy ją koniecznie zgłosić. Sporządza się również protokół, który jest podstawą do reklamacji u dostawcy, przewoźnika, a także w zakładzie ubezpieczeń. Najczęściej w praktyce przedsiębiorcy w razie jakichkolwiek niezgodności dochodzą do porozumienia na zasadzie ugody.

Dokument Pz

Księgowy odpowiada za sprawdzenie czy ilość i specyfika towaru ujętego na fakturze jest zgodna z Pz. Jeżeli istnieją rozbieżności, to należy je obowiązkowo wyjaśnić. Te materiały, które nie zostają przyjęte należy przechowywać osobno, aby móc je łatwo odesłać do dostawcy. W ewidencji ilościowej dla każdego asortymentu istnieje w magazynie odrębna karta ze szczegółowym podziałem na zapasy materiałów własnych i obcych, a także na materiały znajdujące się nadal w odbiorze.

Oznaczenie asortymentu:
– Oznaczenie asortymentu to przede wszystkim symbol lub indeks.
– Kolejnym elementem jest nazwa asortymentu.
– Asortyment posiada także datę przychodu i rozchodu.
– Nie możemy zapomnieć również o symbolu i numerze dowodu.
– Jak również o ilości przychodu i rozchodu, a także o stanie końcowym.

Układ kart w ewidencji ilościowej powinien odpowiadać ilości kart w kartotece ilościowej. Warto także zapisać ceny towaru, wartość stanu przychodu i rozchodu praz zapas.